INFORMATIVA

La presente informativa ha lo scopo di fornirle, in maniera semplice e trasparente, tutte le informazioni utili e necessarie nella gestione del trattamento dati connesso alla segnalazione degli illeciti (whistleblowing)

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, forniamo le informazioni relative al Trattamento dei Suoi Dati Personali, con

l’indicazione precisa dell’uso che ne viene fatto, dei soggetti con cui vengono condivisi, nonché dei Suoi diritti.

Titolare del Trattamento (di seguito Titolare)

Thema Energia Srl – P.IVA/CF: 03350460543 – Via Umberto I, 7 – Foligno - Italia Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) nominato dal Titolare

Innovation Lab Srl – Piazza del Popolo, 18 – 00187 Roma – dpo@innlab.it

Soggetti Interessati

I dati personali, contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, possono riferirsi al soggetto segnalante ma possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.

Finalità e base giuridica

I dati pervenuti dalle segnalazioni di presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza o si ritrovi coinvolto in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio, fornitura con Thema Energia, o in qualità di terzi o facilitatori verranno trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

Tipologia di dati trattati

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, relazione che intercorre con Thema Energia, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni, degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato conferimento

Il decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24, noto come la Direttiva, prevede l'obbligo per i soggetti privati di introdurre delle procedure interne in grado di consentire all'interessato di effettuare le segnalazioni degli illeciti in modo da avere la certezza che queste rimangano riservate. Naturalmente la garanzia di riservatezza presuppone che il segnalante renda nota la propria identità. Ad ogni modo è consentito effettuare Segnalazioni Whistleblowing Anonime.

Periodo conservazione dati personali

Le segnalazioni e la documentazione relativa alla loro gestione saranno conservati per cinque anni dalla ricezione delle segnalazioni medesime, salvo su procedure pendenti.

Modalità del Trattamento:

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza. Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

Soggetti autorizzati a trattare i dati L'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, a sua tutela, solo il Gestore della Segnalazione nominato dal Titolare è in grado di associare le segnalazioni all’ identità del segnalante qualora lo stesso abbia rivelato la propria identità.

Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno dell’Organizzazione, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia previsti dalla Legge. La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato.

La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

Responsabile del trattamento

Il Titolare si avvale di partner esterni, ai quali viene affidata parte del trattamento è sono designati per questo Responsabili del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. L’elenco aggiornato dei Responsabili può essere richiesto ai dati contatto del Titolare.

Categorie di destinatari dei dati personali

I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, tuttavia, se necessario, su loro richiesta, possono essere trasmessi alle Autorità competenti. Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento.

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito di procedimenti dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del segnalante non sarà comunque rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria; nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia (a) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione,

(b) che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che (c) il segnalante

abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

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DIRITTI DELL'INTERESSATO

Nel caso in cui l'interessato sia il Segnalante, ha il diritto di ottenere dal titolare, nei casi previsti dal Regolamento,

l’accesso ai dati personali, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento ovvero